רבות נכתב על ספירות מלאי, על הצורך בהן ועל תרומתן לבקרה בכל מיני אספקטים.
אני רוצה לדבר הפעם באופן ספציפי על התרומה התפעולית של ספירות מלאי, ובאופן יותר ספציפי – החשיבות התפעולית של ספירות מלאי על אמינות מלאי.
אי עמידה בדרישות ההזמנה (Order Fulfillment) עלולות להיות משמעויות כבדות בעיקר כי יש כאן אפקט של כדור שלג. הן יכולות לסבך את החברה באי עמידה בהתחייבויות חוזיות, מצד אחד, ולגרום לנזק אמיתי ומהותי ללקוח, שבנה תוכניות שלמות על המלאי שהזמין מהחברה, מצד שני ויתכן שבצד שלו – יגרם נזק עצום לכמות גדולה מאוד של לקוחות שלו, למשל… הדבר נכון במיוחד כאשר מדובר על ארגונים המוכרים בשיטת B2B או B2G.
בדרך כלל, הסיבות לאי יכולת לעמוד בדרישות ההזמנה קשורות בקשר ישיר לניהול רופף של המלאי והמחסן. ברוב המקרים מדובר על מלאי מדווח שפשוט לא נמצא במוקם בו הוא אמור להיות. במערכות המחשב רואים שיש מלאי, ולכן המערכת אפשרה לנו לקלוט את ההזמנה, אך פיזית לא הצליחו ללקט אותו.
למה זה קורה? זה יכול לקרות – למשל – מכמה תקלות אופייניות, או שילוב שלהן:
- לא נעשתה בקרה נכונה בקליטת הסחורה או לא בוצע מיקום של סחורה שהתקבלה.
- לא נעשתה בקרה טובה על הליקוט.
- הליקוט לא נתמך באמצעים ממוחשבים (כלומר ללא סריקה של ברקוד).
- מחסנאי שם את מוצרים במיקום X אבל דיווח על מיקום Y.
- מחסנאי דיווח על הוצאת סחורה ממיקום X אבל בפועל משך סחורה ממיקום Y.
הטיפול בכאלה תקלות עלול להיות מאוד יקר. החל מהשקעת שעות של חיפוש המלאי, דרך הוצאת משלוחים מיוחדים כאשר המלאי נמצא לבסוף, ובמקרים קיצוניים (כאשר התקלה קורית יותר מפעם אחת) – הלקוח עלול לנטוש ואז צריך להשקיע משאבים יקרים לשמר אותו.
לכן, אם שואלים אותי כל כמה זמן צריך לבדוק את המלאי בשביל לדעת שיש מתאם בין המחשב למדף – אני אומר "כמה שיותר". מנסיוני, הדרך להתמודד עם על "הסיפור" זה היא לבצע מה שנקרא ספירת מלאי מתגלגלת או מחזורית. בסוג כזה של ספירה סופרים פריטים מסויימים במחזוריות שנקבעת לפי לוגיקה מסויימת, וכך מכסים את כל כל/רוב המלאי במחסן, בפרק זמן קצר יחסית. בדרך כלל, כזאת ספירה לא פוגעת בפעילות השוטפת של המחסן.
ישנם כמה שיטות לבצע כאלה ספירות, אבל הפעם לא נכנס למתודולוגיה של בחירת הפריטים והמחזוריות. דרך אגב, יש מקומות בהם סוג כזה של ספירה גם יכול להחליף ספירת מלאי שנתית.
אחרי כל גילוי אי התאמה, חוץ מביצוע תיקון פיזי ו/או ממוחשב של המלאי, חובה לנהל "למידה", לתחקר את גורמי הטעות (היכן שיש מצלמות – כדאי להעזר בהן), והכי חשוב – לבצע הדרכות נקודתיות ושוטפות לצוות המחסן, דבר שעוזר להקטין הישנות כאלה תקלות. גם אם חוסר המלאי נובע מגניבה – הרבה יותר קל לתחקר את האירוע כי פרק הזמן בין ספירה לספירה קטן.
במאמר מוסגר אציין שלאחרונה מתחילה להכנס שיטה של שימוש ברחפנים ובינה מלאכותית לצורך ביצוע ספירה מלאה של כל/רוב המחסן, או אפילו רק אזורים נבחרים, בתדירות גבוהה ביותר (עד לרמה של פעם ביממה, בתלות הפעילות המחסן). כרגע השיטה בחיתוליה, אך אני צופה לה עתיד גדול.