כדי לנתח ולהגדיר ממשקי עבודה חוצי ארגון עם שרשרת האספקה, ממשקים המאפשרים תפעול שלך אופרציה מורכבת, אני מתמקד במיפוי מעמיק של תהליכי העבודה וזיהוי נקודות החיכוך בין המחלקות. לעיתים קרובות, תהליכים מתנהלים באינרציה או כטלאים שנבנו במהלך השנים, וחשוב לאחד ולהתאים אותם לצרכים העדכניים של הארגון.
להלן הפעולות המרכזיות:
✓ מיפוי תהליכים וממשקים קיימים: אני בוחן כיצד כל מחלקה משתמשת בנתונים ובמערכות ומשווה את התפיסות השונות כדי לזהות חוסר אחידות שעלול לגרום ל"מגדל בבל" ארגוני.
✓ הטמעת תיעוד אחיד: יצירת מסמכי נהלים, הוראות עבודה ותיעוד מסודר כדי למנוע תלות בידע אישי או "תורה שבעל פה".
✓ הגדרת מדדי ביצוע (KPI): פיתוח מדדים שמאפשרים למנכ"ל (או למנהל/ת בכל מחלקה) להבין את תרומת הפעילות שלו/ה לשרשרת האספקה. מדדים אלו מסייעים בקבלת החלטות מבוססות נתונים ולא על תחושות.
✓ אינטגרציה בין מערכות ותהליכים: יישור והתאמה של מערכות המידע כך שיתמכו באותם תהליכים, ויאפשרו לכל המחלקות "לדבר באותה שפה" עם נתונים זהים ואחידים.
✓ בקרה ותקשורת מתמשכת: קביעת נקודות בקרה לשיפור התיאום והתגובה לבעיות מבעוד מועד.
צעדים אלה מסייעים ליצור מערכת תפעולית מסונכרנת, שבה כל מחלקה תורמת לפעילות השוטפת בצורה מיטבית.