אז מה זה מערך תומך מכירה?
בקצרה – זה סוג של שרשרת אספקה מורחבת.
אנשים רגילים לחשוב ששרשרת אספקה זה שם נרדף ללוגיסטיקה ורכש, אבל הניסיון מלמד ששרשרת אספקה היא דבר הרבה יותר הוליסטי, ולכן אני מתייחס אליו כאל מערך תומך מכירה.
זה מקיף את כל מה שקורה מרגע שיש תוכנית למוצר או תחזית מכירות, ועד הרגע שהמוצר או השירות מסופקים.
מדובר בתהליכים מורכבים רבים, וממשקים חוצי ארגון (ולעיתים חוצי גבולות):
✓ תחילה נקבעת תחזית מכירות או מתבצע חיזוי ביקוש, המתבסס על מידע ממחלקות מכירות ושיווק, צבר הזמנות במערכת, ומערכות ממוחשבות לחיזוי ביקושים המשלבות מידע עדכני והיסטורי.
✓ במקביל מתנהל תהליך המכירה עצמו ("משפך המכירות"). למרות שזה נשמע כמו עניין של מחלקת מכירות בלבד, שקיפות בתהליך המכירות מסייעת לאנשי שרשרת האספקה לבצע Reality check לתחזיות ולהיערך בהתאם.
✓ נדרש ניהול קפדני של הזמנות לקוח במערכת כדי להבטיח שאף אספקה לא מתפספסת מבחינת מוצרים, כמויות ולוח זמנים.
✓ תהליכי הרכש חורגים מקניינות גרידא – הם מאפשרים ניהול מקיף של ההזמנות: אישורי ספקים, מעקב ייצור ומשלוח, בדיקת התאמה למפרט, וזמינות למכירה.
✓ חברות יצרניות מנהלות תהליכי ייצור הקשורים הדוקות לשרשרת האספקה, תוך איזון מתמיד בין ייצור בסדרות גדולות ויעילות לבין ייצור לפי הזמנה.
✓ ניהול המלאי, בין אם במחסן פנימי או אצל ספק לוגיסטי חיצוני, הוא עולם שלם הכולל תהליכים לוגיסטיים, ניהול פיזי, אמינות ועיתוד מלאי.
✓ מערך ההפצה צריך להיות יעיל עם תיעוד מדויק של אספקות, המשמש גם לריענון מלאי וניהול גבייה.
✓ לבסוף, הגבייה – כי "את הכסף סופרים במדרגות". מכירה ללא גבייה בזמן כאילו לא קרתה. תהליכי גבייה יעילים מתאפשרים כשיש סדר ובקרה בתהליך האספקה. חשוב במיוחד לזהות לקוחות עם חובות פתוחים לפני הזנת הזמנות חדשות – אין הגיון להפעיל את כל המערך עבור לקוח שלא אמורים לספק לו.